Организация делопроизводства

Основная информация

1 июля 2010 года в силу вступил «Закон о юридической силе документов», одновременно с этим отменив правила Кабинета министров от 23 апреля 1996 года Nr.154 «Правила по составлению и оформлению документов».

Этот закон относится ко всем документам, которые составляет, выдаёт или принимает любое правительственное учреждение Латвийской Республики, учреждение самоуправления, зарегистрированная в Латвии общественная или религиозная организация, предприятие, предпринимательское общество/их объединение или физическое лицо.

Соответствующие нормативные акты предписывают всем предприятиям при осуществлении деятельности, использовании прав или защите своих законных интересов использовать только такие оригиналы документов, которые имеют юридическую силу.

Документы, в свою очередь, имеют юридическую силу, если они содержат:

• Название/имя автора документа;
• Дату;
• Названия мест, где документ был составлен, выдан, принят или подписан;
• Подписи всех ответственных за документ лиц.

Кроме того, закон предписывает составлять документы в соответствии с определёнными правилами оформления:

• Документ необходимо составить так, что весь срок своего хранения он сохранял юридическую силу и был способен выполнять информативную функцию, а также был доступен для копирования;
• Документ нельзя составлять карандашом или с использованием других легко исправляемых и физически недолговечных средств;
• Документ не должен содержать стёртых и закрашенных мест, неоговорённых исправлений, зачёркиваний и дополнений. Любые исправления, в том числе перечёркивание ошибочных фрагментов, необходимо оговаривать;
• Документ необходимо составлять читаемым подчерком/шрифтом, на литературно правильном языке и соблюдая правила правописания и терминологии государственного языка;
• Все слова в документе должны использоваться в их полной форме и с окончаниями соответствующего спряжения или склонения, чтобы ясно показать смысловые отношения между ними;
• Сокращения в документе необходимо использовать в соответствии с общепринятыми нормами правописания государственного языка или так, как это предусмотрено в законе;
• В документе необходимо использовать единицы измерения, которые являются общепринятыми в Латвийской республике.

Оформление делопроизводства и бухгалтерии

Как правило, оформлением делопроизводства и бухгалтерии занимаются руководители бюро, секретари и бухгалтеры, а ответственным за документы вы архиве является руководитель предприятия.

В малых предприятиях ведением бухгалтерии или бухгалтерским учётом занимается сам руководитель компании, при этом обращаясь к специалистам в данной сфере при составлении годового отчёта. Часто случается так, что к концу года то, что было в его начале, забывается, и при возникновении ошибок их нельзя так просто исправить. Тем не менее, стоит помнить, что в отношении документов правильная бухгалтерия является ключевым элементом для получения корректных данных при составлении отчётов и расчёте налогов.

Даже несмотря на то, что для многих небольших компаний нанимать бухгалтера сравнительно дорого, мы, тем не менее, рекомендуем воспользоваться помощью специалистов для оформление более сложных процедур и предоставления консультаций.

Каждое предприятие должно систематизировать и заносить в архив все оправдательные документы, инвентарные списки, годовые отчёты и их приложения, бухгалтерские регистры и организационные документы (планы счетов, кодовые списки и др.) и финансовые отчёты.

Период хранения документов:

• Для годовых отчётов и их приложений, а также для гроссбуха — 10 лет. По истечению этого срока документы сдаются в государственный архив;
• Для инвентарных списков, бухгалтерских регистров и организационных документов — 10 лет;
• Для оправдательных документов для расчётов зарплат сотрудников с подразделением на года и месяцы — 75 лет;
• Для других оправдательных документов — 5 лет.

Необходимо учесть, что при использовании компьютерных программ бухгалтерского учёта сроки меняются.

В случае ликвидации предприятия архивы хранятся в соответствии с решением комиссии по ликвидации и Генеральной дирекции государственных архивов Латвии.