☰

Lietvedības organizēšana

Pamatinformācija

Ar 2010. gada 1. jūliju Latvijā stājās spēkā likums "Dokumentu juridiskā spēka likums". Līdz ar to spēku zaudē 1996. gada 1. jūlija Latvijas Republikas Ministru Kabineta 23.04.1996. noteikumi Nr.154 “Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi”.

Augstākminētā likuma normas attiecas uz visiem dokumentiem, ko sastāda, izdod vai pieņem jebkura Latvijas Republikas valsts pārvaldes institūcija, valsts un pašvaldību iestāde, Latvijā reģistrēta sabiedriska un reliģiska organizācija, uzņēmums, uzņēmējsabiedrība, uzņēmējsabiedrību apvienība un fiziska persona.

Normatīvie akti nosaka, ka visiem uzņēmumiem veicot savu darbību, īstenojot tiesības un aizstāvot likumīgās intereses, jāizmanto tikai tādi dokumentu oriģināli un to atvasinājumi, kuriem ir juridisks spēks.

Lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā nepieciešami šādi rekvizīti:

  1. Dokumenta autora nosaukums;
  2. Dokumenta datums;
  3. Dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukumam;
  4. Atbildīgo personu parakstam.

Ar likumu ir noteiktas normas, kas paredz, kā izstrādājams un noformējams dokuments, lai tas saņemtu juridisku spēku, raksturota pārvaldes dokumentu sistēma un minētas prasības, kas jāievēro, izstrādājot un noformējot pārvaldes dokumentus.

Vispārējie dokumentu noformēšanas noteikumi:

  1. Dokuments jāizgatavo tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju izgatavot dokumenta kopiju;
  2. Dokuments nedrīkst būt izgatavots ar zīmuli vai citādā tehniski viegli pārlabojamā un fiziski nenoturīgā veidā;
  3. Dokumentā nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi, neatrunāti labojumi, svītrojumi un papildinājumi. Kļūdainie ieraksti jāpārsvītro un jebkurš labojums jāatrunā;
  4. Dokuments jāraksta skaidri salasāmā rakstā literārā valodā, ievērojot valsts valodas pareizrakstības normas un terminoloģiju;
  5. Dokumentā visi vārdi parasti lietojami pilnā formā, ar attiecīgām locījumu galotnēm, lai skaidri parādītu vārdu savstarpējo saistījumu;
  6. Ja dokumentā lieto saīsinājumu, tam jāatbilst valsts valodas vispārpieņemtajiem pareizrakstības noteikumiem vai tiesību aktos paredzētajam veidam;
  7. Dokumentā lietojamas Latvijas Republikas vispārpieņemtās mērvienības un to saīsinājumi.

Lietvedības un grāmatvedības kārtošana

Lietvedības un grāmatvedības kartošanu kompānija ierasti tiek uzticēta biroja galvenajam, sekretārei un grāmatvežiem. Atbildīgā persona uzņēmumā par arhīvā glabātājiem dokumentiem ir uzņēmuma vadītājs.

Bieži vien mazos uzņēmumos ar grāmatvedību jeb grāmatvedības uzskaiti veic pats kompānijas vadītājs, pārskata gada beigās lūdzot palīdzību pie grāmatvedības pārzinātājiem. Līdz gada beigām jau daudz lietas, kas notikas pirmajā pusgadā ir piemirstas un dažas labot nav iespējams. Taču korekts grāmatvedības dokumentu uzskaitījums ir sevisķi nozīmīgs, lai varētu iegūt pareizus grāmatvedības datus atskaitēm un nodokļu aprēķiniem.

Kaut arī uzņēmums nav liels un algot grāmatvedi ir dārgi, mūsu uzņēmums iesaka izmantot grāmatvedības speciālistam pakalpojumus sarežģītākām procedūrām un konsultācijām.

Jebkurā uzņēmumā visi attaisnojuma dokumenti, inventāra saraksti, gada pārskati un to pielikumi, grāmatvedības reģistri, finanšu atskaites, kā arī grāmatvedības organizācijas dokumenti (kontu plāni, kodu lapas un citi) sistemātiski jāorganizē un jāuzglabā uzņēmuma arhīvā.

Dokumentu glabāšanas periods:

  1. gada pārskatiem un to pielikumiem, kā arī galvenajai grāmatai — 10 gadi. Pēc tam tie nododami Valsts arhīvos;
  2. inventāra sarakstiem, grāmatvedības reģistriem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem — 10 gadi;
  3. attaisnojuma dokumentiem par darbiniekiem aprēķināto mēnešalgu (darba samaksu) ar sadalījumu pa gadiem un mēnešiem — 75 gadi;
  4. pārējiem attaisnojuma dokumentiem — 5 gadi.

Grāmatvedības uzskaiti veicot ar grāmatvedības datorprogrammu datu glabāšanas laiks mainās.

Uzņēmums likvidēšanas gadījumā arhīva dokumenti ir jāglabā saskaņā ar likvidācijas komisijas lēmumu un Valsts arhīvu ģenerāldirekciju.