Darba laika uzskaites process uzņēmumā

Saskaņā ar Darba likuma 137. pantu, darba devēja pienākums ir veikt darbinieku nostrādāto stundu skaitu uzskaiti gan kopumā, gan atsevišķi pa virsstundām, darba stundām nakts laikā, kā arī nedēļas atpūtas vai svētku dienu laikā nostrādātās stundas. Taču, tas ir tikai viens no iemesliem, kādēļ darba devējam būtu nepieciešams ieviest darba laika uzskaites sistēmu.

Par darba laika uzskaiti, uzskaites tabulu korektu aizpildīšanu un to nodošanu grāmatvedībā ir atbildīgs katras struktūrvienības vadītājs. Ar darba laika organizācijas un uzskaites vispārīgajiem principiem var iepazīties Darba likuma 31. Nodaļā, kas nosaka, ka darba laika uzskaitei jābūt precīzai un jāatbilst reālajai situācijai. Taču normatīvie akti nenosaka, kā jānoformē darba laika uzskaites tabulas. Ierasts, ka to nosaka uzņēmuma iekšējos dokumentos.

Darba laika uzskaites process tiek pielāgots katra uzņēmuma izmēram un saimnieciskās darbības specifikai, ka arī tiek ņemti vērā uzskaites mērķi un funkcijas. Piemēram, darba laika uzskaites tabula var sastāvēt no šādām sadaļām:

• Nodaļa;
• Darbinieka vārds un uzvārds;
• Amats;
• Darba laika veids – piemēram, summētais darba laiks;
• Pulksteņa laiks, cikos darbinieks ieradies darbā un aizgājis no tā pa dienām;

Atkarībā no darba laika uzskaites sistēmas veida un funkcionalitātes, no sniegtās informācijas var iegūt tādus datus kā piemēram kopā mēnesī nostrādāto dienu un stundu skaits, virsstundu skaits, kā arī regulēt, lai darbinieku pēc kārtas nostrādāto dienu un stundu skaits nepārkāpj likumā noteiktos ierobežojumus. Tāpat, darba laika uzskaites sistēma ļauj ērti aizpildīt darbinieku atvaļinājumu grafiku, kontrolējot, lai vienlaicīgi atvaļinājumā nedodas pārāk liels darbinieku skaits, kā arī kategorizēt atvaļinājuma dienas atkarībā no to statusa – pieprasītās, apstiprinātās vai izpildītās – un veida – ikgadējās, mācību vai bezalgas.

Elektronisko darba laika uzskaites sistēmu priekšrocības

Darbinieku nostrādātā darba laika uzskaite ir viens no efektīvākajiem līdzekļiem, kā paaugstināt darba kvalitāti un ražīgumu uzņēmumā. Saskaņā ar statistikas datiem, vairāk kā viena trešdaļa no darbā pavadītā laika tiek patērēta nelietderīgi. Dažādas darba laika uzskaites tehnoloģijas var sniegt nedaudz atšķirīgus pakalpojumus, taču galvenās priekšrocības ir uzskaitītas zemāk:

• Veicina darbinieku ražīgumu;
• Automatizē darba laika uzskaites procesu;
• Veido statistiku un analīzi par iegūto informāciju;
• Atvieglo darba algas aprēķina procesu;
• Automatizē atvaļinājumu plānošanu, iesniegšanu un apstiprināšanu;
• Novērš cilvēciskā faktora ietekmi un kļūdas darba laika uzskaites procesā;
• Ļauj sekot darbinieku aktivitātēm attālināti.

Lielākajā daļā nozaru elektroniskas darba laika uzskaites sistēmas ieviešana nav obligāta, taču izņēmums ir būvniecība. Likums „Par nodokļiem un nodevām” paredz, ka sākot ar 2017. gada 1. oktobri būvlaukumos, kuru būvdarbu izmaksas pārsniedz 1 miljonu eiro, ir jāievieš elektroniskā darba laika uzskaites sistēma, jeb EDLUS. Šī sistēma nodrošina būvlaukumā strādājošo darbinieku darba laika elektronisku reģistrāciju un reģistrēto datu glabāšanu ar mērķi minētos datus iekļaut vienotajā elektroniskās darba laika uzskaites datubāzē, jeb VEDLUDB. Sistēmā galvenokārt jābūt pieejamai informācijai par:

• Būvlaukumā nodarbinātajām personām – vārds, uzvārds, pers. kods, amats, u.c.;
• Personām, kas uzturas būvlaukumā, bet nav nodarbināta būvdarbu veikšanā;
• Galvenā būvdarbu veicēja līgumu ar būvniecības ierosinātāju.